Gestion des mandats SEPA

Le prélèvement SEPA oblige les commerçants à effectuer une gestion des mandats comprenant :

1. Collecte physique et stockage.
2. Mises à jour et modifications.
3. Annulation.

Comment gérer les mandats SEPA ?

Cet article vous guidera pas à pas dans la gestion des mandats SEPA. Vous pouvez également consulter nos guides sur  comment effectuer un virement SEPA ,  stopper un prélèvement SEPA et les risques que peut comporter un prélèvement .

Collecte physique et stockage

Tous les mandats papier signés ainsi que toutes les modifications ou annulations ultérieures doivent être   stockés et conservés par le commerçant . Cela diffère du prélèvement automatique au Royaume-Uni où les mandats sont stockés et conservés par la banque du payeur.

Pour les mandats électroniques et dématérialisés, le commerçant doit conserver intactes les données relatives au mandat électronique. Les mandats papier doivent être conservés sous forme de document original ou dans un format numérisé sous réserve des exigences légales nationales.

Tous les mandats de prélèvement SEPA doivent être conservés pendant toute la durée de validité du mandat et   pendant au moins 36 mois après l’encaissement final .

Mises à jour et modifications

Le commerçant et le payeur peuvent modifier un mandat à tout moment.

Toute modification doit être convenue entre vous et votre client. Vous n’avez pas besoin d’impliquer les banques, mais vous devrez peut-être les informer de certains changements. En tant que commerçant, vous êtes responsable d’effectuer et de conserver toute modification apportée à un mandat.

Les commerçants   peuvent souhaiter apporter des modifications à :

• La référence unique du mandat
• Votre nom
• L’identifiant du créancier

Le payeur et les deux banques doivent être informés de ces changements. Vous trouverez des détails sur la durée des paiements SEPA dans notre guide.

Les payeurs  peuvent également souhaiter apporter des modifications qui incluent :

• Changement vers un autre compte bancaire dans la même banque.
• Changer pour un autre compte bancaire dans une autre banque. Cela modifierait également le numéro de compte, nécessitant ainsi un nouveau mandat (et le prochain débit devrait être envoyé comme premier paiement).

En tant que commerçant, vous devez être informé avant que ces changements n’aient lieu.

Pour apporter des modifications à un mandat, vous devez :

1. Stocker électroniquement les détails du mandat modifié ; Oui
2. Envoyez les informations à votre banque dans le cadre du prochain paiement.

Si l’un des changements ci-dessus est effectué, la banque doit également être informée au moment du changement.

Annulations

Le client et le commerçant peuvent annuler le mandat à tout moment. Un mandat peut également être automatiquement annulé pour cause d’inactivité (voir ci-dessous). Dans les deux cas, aucune banque n’a besoin d’être impliquée.

Pour les prélèvements B2B, la banque de votre client doit inclure dans ses conditions l’obligation pour le payeur d’informer sa banque de l’annulation d’un mandat. La banque de votre client peut alors mettre à jour ses instructions stockées pour rejeter les débits non autorisés.

En tant que commerçant, vous êtes responsable du classement et de la conservation de tous les documents d’annulation (par exemple, les lettres à votre client confirmant l’annulation d’un mandat papier). Si vous utilisez des mandats électroniques, toute annulation doit être effectuée en ligne. Les annulations de mandat papier et dématérialisées peuvent également se faire en ligne. S’il y a encore d’autres frais à payer après l’annulation, les informations sur l’annulation doivent être incluses dans le dernier frais.

Tout mandat inactif pendant 36 mois devrait être automatiquement annulé par vous.

Une fois qu’une commande a été annulée, elle ne peut plus être utilisée. Vous ne pourrez initier aucune autre collecte sur la base de ce mandat. Si vous avez besoin d’encaisser davantage de prélèvements automatiques, vous devrez créer un nouveau mandat.